Une lettre d’avis d’expédition

Expéditeur

Ref.

Nous procédons ce jour à l’expédition de votre commande n° du par transporteur spécial, le 10 mars prochain.
Lors de la livraison, nous vous recommandons de vérifier le bon état de la marchandise. Nous vous rappelons que celle-ci voyage aux risques et périls du destinataire.
Ci-joint vous trouverez la facture correspondante que vous voudrez bien régler en fin de mois.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments dévoués.

Expéditeur
Le Jardin Joyeux

Nous vous accusons réception de votre livraison du 10 mars.

Nous avons dû constater que cette livraison ne correspond pas exactement à notre commande (photocopie jointe).
- Il manque :

1. 50 Verveines Cléopatre blanche - Ref 5136
2. 250 Lobélias saphir - Ref 5200

- Les bulbes de dahlias nains Ref 5340 ne correspondent pas à la description de votre catalogue. Ce sont des bulbes très chétifs. Nous craignons que notre clientèle ne les apprécie pas.

Vous n’ignorez pas qu’il s’agit d’une première commande auprès de votre entreprise. Nous souhaitons recevoir de votre part des propositions acceptables.

Veuillez accepter, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Observations et exercices

La lettre de réclamation résume les remarques faites par le client lors de la livraison de la marchandises, en présence du livreur. Elle est envoyée en recommandé, avec accusé de réception dans les 3 jours ouvrables qui suivent la livraison. Le courrier recommandé permet d’engager une action en justice lorsque les deux parties n’ont pas trouvé un accord à l’amiable.

Exercices

- Vous avez commandé sur catalogue, un appareil pour votre cuisine. Il ne fonctionne pas. Ecrivez la lettre.
- Le 15 janvier, vous avez commandé des bulbes de dahlias (période de plantation : février, mars, avril). Nous sommes le 20 avril. Vous n’avez pas encore reçu les bulbes. Ecrivez une lettre au fournisseur.

Pour ces deux réclamations, employez un ton irrité ou sec. Utilisez l’une ou l’autre des formules suivantes :
..... très surpris de ne pas avoir .....
..... avoir le regret de constater que .....
..... il semble important de vous faire remarquer que .....
..... très surpris par ..... je me vois contraint à .....

Répondez aux lettres précédentes en invoquant des raisons importantes, en proposant des solutions.
Soyez aimable, utilisez l’une ou l’autre des formules suivantes :
..... votre lettre du ..... a retenu toute mon attention
..... sensibles à la réputation de notre entreprise, nous vous proposons .....
..... nous tenons particulièrement à
..... notre premier souci est de satisfaire notre clientèle